Projektowanie gabinetów jest wyzwaniem nawet dla doświadczonych aranżerów i architektów, a to między innymi dlatego, że nie jest łatwym znalezienie sposobu na stworzenie indywidualnie wyglądającego wnętrza, jeśli większość aspektów jest uregulowana prawnie. Niebagatelną rolę odgrywa też przyzwyczajenie użytkowników, którzy w każdym gabinecie szukają często powielenia archetypowego wyglądu, będącego w powszechnej opinii wizytówką profesjonalisty.
Dla każdego typu gabinetu można zarysować ramy prawne, które określają podstawowe parametry projektu – wielkość pomieszczeń, ewentualny ich podział architektoniczny i funkcjonalny na części przeznaczone do konkretnych celów, a w wielu przypadkach prawo określa także bardziej szczegółowe wymogi dla konkretnych elementów wyposażenia. W znakomitej większości przypadków zresztą nie można wskazać jednolitego tekstu aktu prawnego, który regulowałby wszystkie wspomniane kwestie. Znacznie częściej wymogi te są zawarte w ustawach, rozporządzeniach i wytycznych między innymi SANEPID-u lub Inspekcji Sanitarnej. Oznacza to, że architekt, który podejmuje się zaprojektowania gabinetu, na przykład lekarskiego albo dentystycznego, musi doskonale orientować się nie tylko w aktach prawnych wyższego rzędu, ale też pomniejszych dokumentach. Jest to o tyle istotne, że w przypadku stwierdzenia niezgodności z normami prawnymi, gabinet nie będzie mógł zostać uruchomiony. Nie dziwi więc, że niektórzy architekci regularnie korzystają ze wsparcia prawników, dopiero po kilku latach uzyskując odpowiednią wprawę i wiedzę na temat prawa regulującego wygląd gabinetów. Zwykle jednak kontakt do prawnika zostaje w biurze architekta w widocznym miejscu na wypadek konieczności skonsultowania bardziej skomplikowanych projektów.
Część wymagań stawianych przed projektami gabinetów nie jest skodyfikowana – mogą one wynikać z przyzwyczajeń albo cech funkcjonalnych, dlatego różne gabinety mogą wyglądać w ogólnym zarysie podobnie. Pewna część reguł obejmuje w równym stopniu:
Użyteczność jest podstawowym wymogiem względem absolutnie wszystkich gabinetów i salonów. To wymogi funkcjonalne decydują o zakupie materiałów wykończeniowych o określonej specyfice, mebli w konkretnym kolorze, wykonanych z określonych materiałów i w pewnym kolorze. Również względy funkcjonalne stoją u podstaw przepisów regulujących wygląd i projekty gabinetów, aczkolwiek tutaj ustawodawca z konieczności dokonał pewnej generalizacji. Rozsądnym jednak jest wydzielenie przestrzeni w sposób trwały lub za pomocą parawanu przesłoniętej i wydzielonej, podobnie jak logiczny jest wymóg umieszczenia w gabinecie umywalki i dozowników na płyn dezynfekujący. Tego rodzaju warunki mają tyleż charakter prawny, ile praktyczny.
Zasady funkcjonalności w bardzo dużym stopniu rzutują na możliwość zastosowania określonych rozwiązań technologicznych:
wszystkie powierzchnie w gabinetach muszą być gładkie – ułatwia to ich utrzymanie w czystości, a także zmniejsza ilość gromadzących się zanieczyszczeń. Nie ma wymogu wykańczania powierzchni na połysk – liczy się jedynie struktura materiałów;
Wszystkie wykończenia muszą być zmywalne lub – jeśli to konieczne – odporne na szorowanie. Wymóg ten jest w oczywisty sposób pokrewny do powyższego. Chodzi bowiem o maksymalne ułatwienie prac porządkowych, które w gabinetach przeprowadzane są rutynowo nawet kilka razy dziennie oraz w miarę potrzeb;
jeśli w gabinecie znajdują się meble z szufladami, to te powinny się maksymalnie wysuwać, zapewniając łatwy dostęp do zawartości. Choć ten wymóg nie ma rygoru prawnego, jest po prostu logicznym następstwem zastosowania zasad ergonomii w projektowaniu gabinetów;
W większości gabinetów konieczne jest zastosowanie określonych ułatwień dla osób niepełnosprawnych. Oznacza to albo konieczność wyznaczenia odrębnego stanowiska (np. w gabinetach kosmetycznych) z obniżoną ladą lub przestrzenią roboczą, albo przystosowanie całego lokalu do wymagań określonych przepisami (to oznacza konieczność montażu poręczy, relingów, podjazdów itd.);
Obowiązkiem architekta wnętrz jest w przypadku projektowania gabinetów z jednej strony zabezpieczenie inwestora przed ewentualnymi zastrzeżeniami natury prawnej. Mówiąc wprost, projekt musi być odpowiedzią na spisane i przyjęte normy funkcjonalne oraz higieniczne. Z drugiej jednak strony konieczne jest zastosowanie w projekcie zasad marketingu – gabinet dla lekarza, kosmetyczki czy weterynarza jest podstawową wizytówką, więc jest absolutnie zrozumiałe, że inwestorom zależy na wizualnym wyróżnieniu gabinetu. Tak długo, jak nie koliduje to z wymaganiami prawnymi i użytkowymi, dopuszczalne jest stosowanie niemal dowolnych materiałów i rozwiązań technologicznych, jednak również w tym obszarze obowiązują pewne niepisane normy, które, stosowane w praktyce, mają mniejsze lub większe uzasadnienie.
Dobór kolorów nie jest obojętny. „Szpitalna zieleń” odchodzi wprawdzie w niepamięć, niemniej jednak odcienie zielonego nadal są popularnym rozwiązaniem w gabinetach lekarskich czy gabinetach medycyny estetycznej. Nie jest to jednak konieczne – zastosowanie takiej palety barw wynika raczej z ogólnie znanych reguł psychologii barw oraz, co zwykle jest znacznie ważniejsze, przyzwyczajenia inwestora i odbiorców.
Poza tym, że gabinet musi być higienicznie czysty, musi też być to widać na pierwszy rzut oka. To znaczy, że materiały powinny być dobrane w taki sposób, żeby zawsze wyglądały na czyste. Z jednej strony oznacza to, że nie mogą przyjmować zbyt łatwo substancji obcych, ale warto też rozważyć użycie jasnych mebli, pewnych elementów dodatkowych wykończonych na połysk. Dobre wrażenie sprawia również stal nierdzewna lub chrom – materiały te, jeśli są właściwie utrzymane, wyglądają zawsze na wzorowo czyste. Jest to ważne, ponieważ higiena (a w zasadzie jej subiektywne wrażenie) jest jednym z elementów wpływających na poczucie bezpieczeństwa.
Identyfikacja wizualna również odgrywa coraz większą rolę w wykańczaniu gabinetów. Nawet jeśli dominujące barwy nie są spójne z kolorami firmowymi, to najczęściej w części recepcyjnej lub przynajmniej w jakimś widocznym miejscu gabinetu eksponowane są znaki firmowe. W przypadku gabinetów kosmetycznych, gdzie dostrzec można większą swobodę aranżacyjną, powszechną strategią jest stosowanie bardziej krzykliwej kolorystyki.
Wygląd gabinetu musi licować z powagą miejsca. Nie oznacza to jednak, że wnętrza powinny być surowe – imitacja betonu, styl industrialny i brutalistyczny niekoniecznie są dobrym rozwiązaniem. Dziś bardzo często odchodzi się od wnętrz bez wyrazu na rzecz bardziej przyjaznych i wizualnie cieplejszych – do podstawowego wyposażenia dołącza się np. obrazy lub zdjęcia (zwykle – ze względów higienicznych – w łatwych do wyczyszczenia antyramach). Wpływa to na zwiększenie komfortu pacjentów. Jednocześnie równie często w wydzielonej części gabinetu znajdują się często oprawione dyplomy lekarzy, techników i pozostałych pracowników, co ma w założeniu podnieść prestiż gabinetu.
Poza błędami wynikającymi po prostu z nieznajomości zasad projektowania gabinetów, w wielu przypadkach niewprawni architekci wpadają w pułapki wynikające z niezrozumienia zasad projektowania salonów kosmetycznych czy gabinetów dentystycznych lub weterynaryjnych. Nie w każdym przypadku pełna identyfikacja wizualna na przykład będzie najlepszym rozwiązaniem – przy zbyt krzykliwych kolorach może stworzyć to przytłaczające wrażenie. Równie istotne jest, aby nie poświęcać funkcjonalności na rzecz estetyki. Ta ostatnia jest wprawdzie ważna, ale normy wyznaczone przepisami określają minimalne wymagania: bardzo często dobrym rozwiązaniem jest podkreślenie funkcjonalności, nawet jeśli miałoby się to odbyć kosztem estetyki i np. wymuszałoby zastosowanie innego zestawu mebli.
Projektowanie gabinetów lekarskich, dentystycznych, kosmetycznych czy salonów fryzjerskich jest zadaniem bardzo trudnym. Nie ma znaczenia, jak długo już architekt zajmuje się tym zagadnieniem – nawet po wielu latach i przy dobrej znajomości realiów prawnych oraz funkcjonalnych, umiejętne stworzenie projektu będzie wymagało olbrzymiego zaangażowania. Podstawową pułapką tego rodzaju projektów jest bowiem złudne wrażenie łatwości zadania. Tymczasem w ramach narzuconych przez prawo na różnych szczeblach oraz podstawowe wymogi funkcjonalne określone zdrowym rozsądkiem bardzo trudno jest jeszcze zrealizować idee estetyczne w taki sposób, aby projekt nie sprawiał wrażenia ciężkiego, przeładowanego. To architekt wspólnie z inwestorem muszą określić priorytety dla danej realizacji, a zadaniem aranżera jest takie zaplanowanie dostępnej przestrzeni i takie wykorzystanie możliwości technicznych związanych z poszczególnymi materiałami, żeby efektem była przestrzeń komfortowa, bezpieczna, czysta, estetyczna i funkcjonalna zarazem.
Jeszcze raz należy wyraźnie podkreślić – nawet tam, gdzie nie istnieją normy prawne (są one wszak luźniejsze dla salonów kosmetycznych niż gabinetów medycznych), warto stosować najlepsze technologie i powielać najlepsze wzorce, nawet jeśli obecnie w większości gabinetów robi się inaczej – zachowanie zasady najwyższej funkcjonalności przy nienagannej estetyce powinno być pierwszym kryterium przy projektowaniu dowolnego gabinetu.